Política Datos Personales

Política de Protección De Datos Personales

de TOTAL LEGAL S.A.S.

POLÍTICA DE USO DE DATOS PARA CANDIDATOS Y/O OFERENTES

 

TOTAL LEGAL S.A.S., propietaria del nombre y establecimiento comercial denominado Synergie T.H., cumpliendo lo dispuesto por la Ley 1581 de 2012, Decreto 1377 de 2013, el capítulo XXV del Decreto No. 1074 de 2015 y la Ley 1266 de 2008, normas que regulan la protección de datos personales, ha establecido las siguientes políticas para el tratamiento de datos personales dentro de la Compañía.

 

  1. RESPONSABLE

El Responsable del tratamiento de los datos recabados como parte de la ejecución del servicio y/o actividades de reclutamiento y selección de personal, es TOTAL LEGAL S.A.S., sociedad comercial constituida bajo la legislación colombiana, con NIT 900.046.608-0, que tiene como domicilio la AV. 15 No. 88-64 oficina 207 de Bogotá D.C.

  1. ÁMBITO DE APLICACIÓN DE LA POLÍTICA

Esta Política aplica a todo Tratamiento de Datos Personales que realiza TOTAL LEGAL S.A.S. en relación con quienes acceden y/o utilizan los servicios de selección de personal a través de los distintos canales tecnológicos o físicos donde se publican vacantes, y que han autorizado a Total Legal S.A.S. para el Tratamiento de sus Datos Personales con el fin de manejarlos de conformidad con los lineamientos que en este documento se establecen.

  1. DATOS QUE RECOPILAMOS

En consideración de los servicios brindados por TOTAL LEGAL S.A.S. a través de Synergie T.H., los Candidatos y/o Oferentes deberán proporcionar datos personales como lo que se relacionan a continuación, para formar parte de procesos de reclutamiento y selección a los que apliquen, o para ser tenidos en cuenta para futuras vacantes en los que se identifique que cumplen los requisitos:

  • Nombres y Apellidos.
  • Género.
  • Tipo y número de documento de identidad.
  • RUT y/o copia del documento de identidad.
  • Fecha de nacimiento.
  • Estado civil.
  • Correo electrónico personal.
  • Teléfono fijo.
  • Número celular.
  • Número de cuenta en WhatsApp.
  • Nombres de usuario en redes sociales.
  • Ciudad y dirección de residencia.
  • Profesión.
  • Nivel de estudios (Formación), estudios complementarios, reconocimientos, intereses y demás información relevante relativa a la formación académica.
  • Certificados de estudios.
  • Diplomas o títulos de grado.
  • Documentos de acreditación profesional (tarjeta profesional, etc.), si aplica.
  • Información del cargo actual, tales como empresa, cargo, fechas de la relación laboral, jefe inmediato, funciones, salario, entre demás que sea relevantes, relativas al trabajo actual o anterior.
  • Experiencia laboral.
  • Referencias personales.
  • Aspiración salarial.
  • Idiomas
  • Hoja de vida
  • Portafolio, para determinados cargos.
  • Datos de georreferenciación.
  • Datos de dispositivos y redes, incluidos los datos de ubicación, información sobre dirección IP, servidor proxy, sistema operativo, navegador web y complementos.
  • Datos sensibles, tales como: Biométricos, como imagen o voz, derivados de entrevistas para Synergie T.H. y sus clientes; del desarrollo de pruebas psicométricas y técnicas; o de comunicaciones telefónicas o virtuales requeridas para el desarrollo de cualquiera de los servicios ofrecidos por Total Legal S.A.S. Ninguna actividad de Total Legal S.A.S., estará condicionada a que el titular suministre datos personales sensibles, excepto cuando sea imperioso en beneficio del titular de la información o en razón a que la situación específica así lo requiera.

Datos Persona NNA: El Tratamiento de Datos de menores de edad se hará bajo la Autorización de los padres, acudientes o tutores (Representante Legal). La información que se recopilará será:

  • Nombres y apellidos
  • Documento de identidad y copia del mismo.
  • Género
  • Fecha de nacimiento.
  • Correo electrónico personal
  • Teléfono fijo
  • Número celular
  • Número de cuenta en WhatsApp
  • Dirección y ciudad de residencia.
  • Nombre de los padres, acudientes o tutores del menor.
  • Nivel Educativo
  • Institución en la que cual cursa estudios.
  • Áreas de interés relacionadas con temas educativos.

 

  1. FINALIDAD DEL TRATAMIENTO

Se requiere que la información personal de Oferentes y/o Candidatos sea recolectada, almacenada, usada, circulada, compartida, procesada y/o se le de cualquier otro tipo de Tratamiento para las siguientes finalidades:

  1. Gestionar datos relacionados con los procesos de selección a los cuales los Candidatos se postulen, así como aquellos en los que la empresa identifique la adaptación del candidato a otras vacantes en la que no se hubiere postulado, pero cuyos requisitos cumple.
  2. Consultar antecedentes personales, laborales, disciplinarios, judiciales y/o comerciales, con las siguientes entidades o bases de datos: anteriores empleadores; instituciones de educación en donde haya cursado algún estudio o capacitación; Procuraduría General de la Nación; Policía Nacional; Contraloría General de la República; y/o cualquier otro antecedente que esté en bases de datos públicas o privadas.
  3. Posibilitar el contacto de los Candidatos con los Clientes o Empresas, mediante la aplicación a ofertas de empleo publicadas en los distintos canales tecnológicos usados por Synergie T.H. Para el caso, los Clientes o Empresas estarán sometidos a la presente política de privacidad, por lo cuales, deberán darse el uso y finalidades respectivas.
  4. Realizar visitas domiciliarias, para lo cual el Candidato autoriza el registro fotográfico respectivo, que se haga una entrevista en el domicilio con las personas con las que conviva, se indague sobre las condiciones de la convivencia y económicas mías y de la familia y/o de las personas con las que resida, así como la verificación de referencias personales y laborales entregadas durante la visita.
  5. Permitir la Búsqueda de su Perfil, a través de la base de datos de Candidatos registrados en nuestro archivo y/o en nuestros portales web.
  6. Permitir el registro de las hojas vida.
  7. Lograr una eficiente comunicación con el Titular de la información, a través de cualquier medio de contacto (teléfono, email, correo físico, chat, mensajes instantáneos etc.), en relación con los servicios que le brinda Total Legal S.A.S.
  8. Envíar alertas de empleo, comunicaciones comerciales, encuestas, boletines, invitaciones a webinars, entre otros, a su correo electrónico, relativo a los servicios de Total Legal S.A.S.
  9. Generar comunicación con el Candidato u Oferente a través de los canales de contacto suministrados, incluyendo la línea telefónica, de mensajería instantánea como WhatsApp, correo electrónico, el chat virtual de las páginas web y el formulario de contacto. Para este último caso, los datos suministrados en los formularios podrán serán utilizados para atender las consultas o reclamaciones presentadas por ese medio.
  10. Mejorar nuestros servicios mediante el estudio del comportamiento de los Candidatos u Oferentes a través de formularios, encuestas, llamados telefónicas o cookies para adaptarlo a las necesidades y gustos de estos.
  11. Utilizar los datos para generar y compartir información agregada que no identifica al Candidato u Oferente, para fines analíticos y estadísticos, lo cual que nos suministra un mejor conocimiento y nos ayuda a ofrecerles un mejor servicio.
  12. Transferir sus Datos Personales dentro o fuera de Colombia, incluso a países que no cuentan con niveles superiores o iguales de protección, a terceros o a la(s) compañía que a futuro pueda(n) administrar y/o adquirir, total o parcialmente, a Total Legal S.A.S. Estos obrarán a su vez como Responsables de los Datos Personales.
  13. Transferir, transmitir o permitir la consulta de los datos recolectados, a clientes o proveedores de Total Legal S.A.S., dentro y fuera del país, como agencias de publicidad o marketing, entidades gubernamentales, operadores de información, fuentes de información, con la finalidad de verificar su información, determinar hábitos de consumo y preferencias para prestar sus servicios o proveer con mayor eficiencia los mismos, adelantar programas de fidelidad o lealtad, otorgar beneficios y personalización de productos y servicios.
  14. Demás finalidades relacionadas con la prestación del servicio y la relación contractual entre las partes, y/o aquellas finalidades provenientes de las leyes aplicables a los negocios de Total Legal S.A.S.

 

  1. DESTINATARIOS DE LA INFORMACIÓN

Total Legal S.A.S. cuenta con personal propio que ejecuta las actividades contempladas en los servicios contratados por los Clientes, tales como procesos de selección, visitas domiciliarias, entre otras, por lo tanto, Total Legal S.A.S., a través del personal autorizado, hará uso de forma directa de los datos suministrados conforme a la presente política, pero también estos datos serán comunicados a la Empresa o Cliente en la etapa del proceso de selección en que resulte necesaria, así mismo, cuando, a pesar de no haberse postulado, el perfil del Candidato se ajuste a los requerimientos, o cuando sea con el fin de posibilitar el contacto entre el Candidato y el Cliente o Empresa, en los eventos en que este haya publicado la oferta directamente. Para el uso de estos datos suministrados por Total Legal S.A.S., los Clientes y Empresas estarán también sometidos a nuestra política de uso de datos.

Así mismo, los Datos Personales podrán ser tratados por parte de nuestros proveedores, quienes nos ayudan a proporcionar nuestros servicios y sólo cuando sea necesario, tales como servicios de hosting, infraestructura de sistemas, desarrollo de software, servicio de envío de notificaciones, soporte, comercialización, marketing, entre otros. Para lo pertinente, Total Legal S.A.S. ha suscrito los correspondientes contratos de encargo de tratamiento con cada uno de los proveedores que nos prestan servicios para asegurar que los Datos Personales se traten con la debida confidencialidad, seguridad y únicamente para la finalidad para la que han sido compartidos.

  1. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN

 

  1. Conocer, actualizar y rectificar sus Datos Personales frente a los responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá́ ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;
  2. Solicitar prueba de la Autorización otorgada al responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012;
  • Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus Datos Personales;
  1. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;
  2. Revocar la Autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la Ley 1581 de 2012 y/o la Constitución;
  3. Acceder en forma gratuita a sus Datos Personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
  • Conocer la política de tratamiento de datos de la entidad y a través de ella, el uso o finalidad que se le dará a sus datos personales.
  • Los demás señalados por el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012.

Para presentar solicitudes relativas a estos derechos, el Oferente o Candidato debe hacerlo mediante el correo electrónico mesadeayuda@synergie.com.co o a la dirección Av. 15 N. 88-64 oficina 207 de Bogotá D.C, mediante el procedimiento detallado más adelante. Con relación a los Datos Personales suministrados a las Empresas o Clientes con los que el Candidato u Oferente se haya contactado, estos podrán ejercer sus derechos frente a aquellos.

  1. TEMPORALIDAD DEL DATO

Los Datos Personales serán conservados durante el tiempo que sea razonable y necesario, de acuerdo con las finalidades que justificaron el tratamiento, atendiendo a los procesos de selección actuales y futuros en los que el candidato cumpla los requisitos de la vacante, en un plazo máximo de cinco (5) años o hasta tanto el candidato solicite la supresión de la información, así como durante el tiempo necesario para cumplir las obligaciones legales.

  1. PROCEDIMIENTOS PARA CONSULTAS, SOLICITUDES Y RECLAMOS

Los titulares de datos personales, o sus causahabientes, podrán consultar los datos que suministrará la información en los términos previstos en la legislación aplicable. Toda solicitud de consulta, corrección, actualización o supresión deberá presentarse por escrito o por correo electrónico, de acuerdo con la información contenida en este documento y a los datos de contacto aquí contemplados.

Consultas. Los Titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en cualquier base de datos, sea esta del sector público o privado. Total Legal S.A.S. deberá suministrar a estos toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular. La consulta se formulará mediante el correo electrónico mesadeayuda@synergie.com.co o a la dirección Av. 15 N. 88-64 oficina 207 de Bogotá D.C.

La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Reclamos. El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en esta ley, podrán presentar un reclamo ante Total Legal S.A.S., el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida al Responsable del Tratamiento o al Encargado del Tratamiento, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Petición de actualización y/o rectificación: Total Legal S.A.S. rectificará y actualizará, a solicitud del titular, la información de éste que resulte ser incompleta o inexacta, de conformidad con el procedimiento y los términos antes señalados, para lo cual el titular deberá identificarse con su cédula, nombres y apellidos completos para dirigir la solicitud, indicando la actualización y/o rectificación a realizar y aportará la documentación que sustente su petición.

Petición de revocación de autorización y/o supresión de datos: El titular de los Datos Personales tiene el derecho de solicitar a Total Legal S.A.S. la supresión (eliminación) de sus datos personales en cualquiera de los siguientes eventos:

  • Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la normatividad vigente.
  • Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recabados.
  • Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recabados

Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por Total Legal S.A.S. Sin embargo, este derecho del titular no es absoluto y en consecuencia Total Legal S.A.S. podrá negar el ejercicio del mismo cuando:

  • El titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
  • La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.
  • Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.
  1. SEGURIDAD Y CONFIDENCIALIDAD

La seguridad y confidencialidad de la información y Datos Personales suministrados por nuestros Candidatos y/o Oferentes es importante, por lo Total Legal S.A.S. cuenta con políticas, procedimientos y estándares de seguridad de la información, los cuales están sujetos a modificaciones o actualizaciones. En ese fin, Total Legal S.A.S. implementa medidas técnicas, humanas y administrativas para otorgar seguridad a los registros evitando su pérdida, mal uso o su acceso sin autorización de los usuarios.

TOTAL LEGAL S.A.S. realizará la respectiva notificación al usuario y a la autoridad competente, en caso de una violación de la seguridad de los Datos Personales, cuando así lo exija la ley.  No obstante, debe hacerse la salvedad que, aunque Total Legal S.A.S. adopte medidas de seguridad y medios técnicos para proteger los Datos Personales, no puede garantizar la seguridad de los datos transmitidos a través de Internet por cuanto la transmisión de información a través de este medio no es completamente segura; por lo tanto, cualquier transmisión queda bajo el propio riesgo del Candidato y/o Oferente.

  1. VIGENCIA

La presente política rige a partir del 09 de enero de 2024. Total Legal S.A.S. se reserva el derecho de modificar esta Política en cualquier momento. Cualquier cambio será publicado oportunamente en la página web y los cambios serán notificados con un Aviso de Privacidad que se verá reflejado en la misma página o mediante correo electrónico, cuando sea necesario.

Al Aceptar, mediante cualquiera de los mecanismos de Autorización descritos arriba o cualquier otro que resulte legítimo y aceptable, habrás aceptado íntegramente nuestra Política de Privacidad.

 

ANEXO.

DEFINICIONES

 

  • Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular de los Datos Personales, o de su Representante Legal en caso de ser menor de edad, para llevar a cabo el Tratamiento de dichos Datos Personales;

 

  • Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus Datos Personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los Datos Personales;

 

  • Candidato y/o Oferente: Persona que desea formar parte de procesos de selección de personal prestados por Synergie T.H. con el fin de acceder a las vacantes y suministrar sus datos personales para corroborar que cumplan con los requerimientos de las mismas.
  • Cliente: Persona, especialmente de naturaleza jurídica, que adquieren o reciben bajo alguna modalidad, servicios ofrecidos por Total Legal S.A.S. El Cliente será en ocasiones Responsable del Tratamiento de los Datos Personales en los eventos en que recolecte información de Datos Personales de los Candidatos de manera conjunta con Total Legal S.A.S., e igualmente en los casos en que Total Legal S.A.S. actúe como Encargado del Tratamiento.

 

  • Contratistas-Proveedores: Hace referencia a las personas que realizan labores profesionales o técnicas en calidad de proveedores de Total Legal S.A.S.

 

  • Cookies o datos de navegación: Son pequeños fragmentos de información que se almacenan en una computadora o dispositivo por su navegador web.

 

  • Dato Personal: Se trata de cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

 

  • Datos Personales de Niños, Niñas y Adolescentes (Datos Personales NNA): son los datos personales de los menores de edad, cuyo Tratamiento deberá ser autorizado por el Representante Legal, sin perjuicio de que el niño, niña o adolescente ejerza su derecho a ser escuchado. El Tratamiento de dichos datos responde al interés superior del menor y se asegura el respeto de sus derechos fundamentales;

 

  • Datos Sensibles: Son aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como relativos al origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos;

 

  • Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realiza el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del Responsable del Tratamiento; podrán ser terceros Contratistas o Proveedores de Total Legal S.A.S. contratados para que realicen el Tratamiento de Datos Personales por cuenta de Total Legal S.A.S. para las finalidades autorizadas.

 

  • Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los Datos Personales, para este caso Total Legal S.A.S. y/o los Clientes o Empresas, cuando sea aplicable.
  • Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

 

  • Transmisión: Tratamiento de Datos Personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.
  • Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

 

  • Titular: Persona natural, dueño de los Datos Personales que se recolectan por el Responsable del Tratamiento o el Encargado y quien se puede identificar con la información personal que entrega y puede ejercer sus derechos legales frente al Tratamiento de la misma;

 

  • Usuario: Individuo que recibe los servicios de Total Legal S.A.S. mediante cualquier canal presencial o digital.